8 نصائح لاستخدام جيميل باحترافية

في حين أن انتشار أدوات مثل Slack سهّل من الدردشة مع أصدقائك، إلا أن هناك احتمال أن يكون البريد الإلكتروني لا يزال جزءً كبيراً من روتينك اليومي، خاصة إذا كان هو وسيلة التواصل الرئيسية لك في العمل، حينها يكون من الصعب إدارة صندوق الوارد الخاص بك خاصة إذا كنت في اجتماعات أو تركز على مشروع ما، ففيما يلي نكشف لكم عن بعض النصائح لاستخدام Outlook وجيميل باحترافية.

1-ابحث عن رسائلك حسب الموضوع أوالمستلم أوغير ذلك

Search for an email by subject, recipient, and more.

Search for an email by subject, recipient, and more.

إذا كنت تحاول تعقب رسالة معينة، فيمكنك تضييق معايير البحث في كل من Outlook وجيميل للحصول على أكثر النتائج ذات الصلة.

في إصدار الويب المجاني من Outlook، انقر فوق خيار “عوامل التصفية” في شريط البحث للحصول على نتائج حسب المرسل والمستلم والموضوع والتاريخ وغير ذلك.

أما في جيميل فيمكنك النقر فوق السهم في شريط البحث للوصول إلى خيارات مماثلة، ويوفر أيضاً عوامل التصفية الدقيقة، مثل البحث عن الرسائل التي تحتوي على كلمة أو عبارة محددة.

2-جدولة أو تأخير تسليم الرسالة

Schedule or delay email delivery.

Schedule or delay email delivery.

في أوائل أبريل الماضي، أضافت قوقل خيار جدولة رسائلك في جيميل، وهي إضافة مطلوبة ومن المؤكد أنها ستكون مفيدة لمن يستخدم جيميل من أجل العمل، ولجدولة رسائلك في جيميل، قم بالضغط على السهم بالقرب من زي “إرسال” وحدد التاريخ والوقت، وتقدم قوقل بعض الخيارات المحددة مسبقاً مثل “صباح الغد” أو “ظهر اليوم”.

ولا توجد نسخة مثل هذه في Outlook، لكن من الممكن تأخير تسليم رسائلك فيه لـ أوفيس 365 وOutlook 2019 وOutlook 2016 وOutlook 2013 وOutlook 2010، وللقيام بذلك، انقر فوق زر “مزيد من لخيارات أسفل “علامات” عند كتابة رسالة فيه، ثم حدد خانة “عدم التسليم قبل” ضمن قسم “خيارات التسليم” وحدد الوقت الذي ترغب فيه، ولكن هذه الميزة ليست متاحة على إصدار الويب من Outlook.

3-إلغاء الاشتراك من قائمة الرسائل

Unsubscribe from an email list.

Unsubscribe from an email list.

بقدر ما نحاول، يمكن أن تشعر أنه من المستحيل تقريباً تجنب الرسائل العشوائية والغير مرغوب فيها، ولكن لحسن الحظ، تسهل كل من جيميل وOutlook إلغاء الاشتراك في قوائم الإيميل.

فعند استخدام إصدار الويب من جيميل على كمبيوترك، فقط افتح الرسالة غير المرغوب فيها وابحث عن زر إلغاء الاشتراك بالقرب من عنوان البريد الإلكتروني للمرسل.

ويعرض Outlook أيضاً زر “إلغاء الاشتراك بشكل بارز بالقرب من عنوان المرسل على الويب، ويظهر الزر أيضاً بشكل واضح فوق اسم المرسل في التطبيق على آيفون.

4-اطلب من قوقل أو مايكروسوفت مساعدتك في الرد على رسائلك

Have Google or Microsoft help you respond to emails.

Have Google or Microsoft help you respond to emails.

يمكن أن تستغرق الاستجابة على رسائلك وقتاً طويلاً خاصة عند تراكمها، وهذا هو السبب في ان كلاً من جيميل وOutlook يوفران مزايا يمكن أن تجعل هذه العملية أكثر سلاسة.

حيث يتيح لك الرد الذكي من قوقل تقديم استجابات جاهزة بناءً على محتوى الرسالة، ولتشغيل هذه الميزة، انقر فوق أيقونة الإعدادات الموجودة في الزاوية العلوية اليمنى في إصدار الويب من جيميل، وانتقل لأسفل وانقر على الرد الذكي، وتأكد من تحديد “الرد الذكي على”.

ويحتوي Outlook على ميزة مشابهة، توفر الاستجابات المقترحة لرسائلك، وللتأكد من تشغيلها، انتقل إلى “الإعدادات” في إصدار الويب، وانقل على “عرض جميع إعدادات Outlook”، ثم اختر “البريد”، وانتقل إلى العنوان الفرعي “إنشاء والرد” وانتقل لأسفل إلى الردود المقترحة.

5-فرز الرسائل تلقائياً من مرسل محدد إلى مجلد معين

Automatically sort emails from a specific sender into a designated folder.

Automatically sort emails from a specific sender into a designated folder.

قد تكون هناك أوقات تحتاج فيها إلى الوصول السريع إلى رسائل مرسل معين، وإحدى الطرق السهلة للقيام بذلك هي عن طريق فرز هذه الرسائل تلقائياً في مجلد معين، ومن الممكن القيام بذلك في خطوات بسيطة.

في إصدار الويب المجاني من Outlook، انقر بزر الماوس الأيمن على رسالة بريد إلكتروني من المرسل الذي ترغب في إعادة توجيه رسائله إلى مجلد معين واختر “إنشاء قاعدة”، ثم انقر فوق القائمة المنسدلة لتحديد المجلد الذي ترغب في إرسال الرسائل إليه.

في جيميل يمكنك إضافة عوامل تصفية سهلة، عن طريق النقل فوق السهم في مربع البحث أعلى صندوق الوارد الخاص بك، ومن هناك أدخل المعايير التي ترغي في فلترة الرسائل بها، مثل مرسل أو موضوع محدد، وانقر فوق زر “إنشاء فلتر”.

6-تنظيم رسائلك بالتسميات

Organize your emails with labels.

Organize your emails with labels.

إحدى الطرق السريعة لترتيب رسائلك هي تنظيمها تسميتها بحيث يسهل العثور عليها.

للقيام بذلك في جيميل، ما عليك سوى تحديد المربع بجوار البريد الإلكتروني الذي ترغب في تسميته، وانقر بزر الماوس الأيمن على البريد الإلكتروني، وحرك الماوس فوق خيار “التصنيف”، ومن هناك يمكنك اختيار تسمية موجودة أو كتابة تسمية جديدة.

وفي Outlook يكون الأمر بنفس السهولة، فما عليك سوى الذهاب للرسالة المرغوبة والنقر بزر الماوس عليها، واختيار “الفئة”، وإما تحديد فئة موجودة أو إنشاء فئة جديدة.

7-اسمح لمايكروسوفت بتنظيف صندوق الوارد الخاص بك

Let Microsoft clean up your inbox.

Let Microsoft clean up your inbox.

عندما تعمل على مشاريع طويلة الأجل، يكاد يكون من المستحيل تجنب تراكم عدد كبير من الرسائل، وعندما يخرج الأمر عن السيطرة، قد يكون من الصعب العثور على رسائل معينة، ولكن لدى مايكروسوفت ميزة مفيدة يمكن ان تساعدك تسمى “المحادثة النظيفة”، وهو يبحث بشكل أساسي من خلال سلاسل الرسائل ويحذف الرسائل الزائدة التي يمكن أن تتراكم عندما ترد جهات الاتصال على بعضها البعض في السلاسل الطويلة.

ولاستخدام الميزة، انقر فوق علامة Home في شريط الأدوات الرئيسي، وحدد “تنظيف المحادثة”، ويمكنك تطبيق هذه الميزة على سلسلة رسائل واحدة، أو جميع السلاسل في نفس المجلد، أو جميعهم في المجلد والمجلدات الفرعية الموجودة بداخله.

8-اطلب من قوقل كتابة سطر الموضوع لك

Have Google write your subject line for you.

Have Google write your subject line for you.

عندما تحاول إرسال بريد إلكتروني سريع، قد يكون من السهل أن تنسي أشياء أساسية مثل سطر الموضوع، ويمكن أن توفر لك قوقل ميزة تقوم بكتابته عنك.

فعلى غرار الرد الذكي، تستخدم ميزة Smart Compose سياق الرسالة لاقتراح سطر الموضوع لرسالتك، وستقترح هذه الميزة نصاً داخل نص الرسالة أيضاً، ولتشغيلها، انقر فوق “الإعدادات” في الزاوية العلوية اليمنى من جيميل، وانتقل لأسفل إلى “إعداد ذكي”، وتأكد من تحديد “كتابة اقتراحات حول”.




8 نصائح لاستخدام جيميل باحترافية

اشترك فى النشرة البريدية لتحصل على اهم الاخبار بمجرد نشرها

تابعنا على مواقع التواصل الاجتماعى

افضل شركة هواتف ذكية ?

الإستفتاءات السابقة